1. Zakres zbieranych danych
Podczas korzystania z serwisu stagecraftagency.com gromadzimy dane osobowe przekazywane dobrowolnie przez użytkowników, a także niektóre informacje techniczne związane z korzystaniem z witryny. Dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych w niniejszej polityce celów.
Zbierane dane osobowe mogą obejmować w szczególności:
- Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, preferencje dotyczące rodzaju wydarzenia.
- Dane kontaktowe – adres e‑mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub adres miejsca organizacji wydarzenia.
- Dane dotyczące zapytań i rezerwacji – treść wiadomości przesyłanych przez formularz kontaktowy, informacje o rodzaju wydarzenia, liczbie uczestników, preferowanej dacie, budżecie, a także inne informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika w związku z planowanym wydarzeniem.
- Dane techniczne – adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, dane o aktywności na stronie (np. podstrony, z których korzysta użytkownik), zbierane za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii.
Podanie danych osobowych poprzez formularze kontaktowe lub w ramach zapytań o ofertę jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do przedstawienia oferty, przygotowania wstępnej wyceny, zawarcia umowy lub realizacji rezerwacji wydarzenia.
2. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe zbierane za pośrednictwem serwisu stagecraftagency.com przetwarzamy wyłącznie w ściśle określonych celach, zgodnie z zasadą minimalizacji i adekwatności. W szczególności dane te wykorzystujemy w następujących celach:
- Obsługa zapytań i kontaktu – w celu udzielenia odpowiedzi na pytania przesyłane za pomocą formularza kontaktowego, adresu e‑mail lub telefonu, w tym przekazania szczegółów oferty, form współpracy oraz proponowanych koncepcji wydarzeń rozrywkowych i tematycznych.
- Przygotowanie i realizacja rezerwacji wydarzeń – w celu przygotowania oferty oraz realizacji rezerwacji wydarzeń organizowanych przez StageCraft Agency, w tym tematycznych wieczorów, prywatnych przyjęć, wydarzeń firmowych, aktywności team‑buildingowych oraz interaktywnych wieczorów z grami offline (w tym z pokerem jako jedną z opcji rozrywki).
- Zawarcie i wykonywanie umowy – w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umów z klientami lub partnerami, rozliczeń finansowych oraz obsługi posprzedażowej.
- Komunikacja marketingowa – za wyraźną zgodą użytkownika możemy wykorzystywać jego dane kontaktowe do przesyłania informacji marketingowych, aktualności dotyczących oferty, inspiracji eventowych oraz zaproszeń na nadchodzące wydarzenia organizowane przez StageCraft Agency.
- Doskonalenie usług i analiza ruchu – w celu prowadzenia statystyk oglądalności strony, analizy sposobu korzystania z serwisu, optymalizacji treści, układu i funkcjonalności witryny, a także poprawy komfortu użytkowników.
- Wypełnienie obowiązków prawnych – w zakresie niezbędnym do wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym z przepisów podatkowych i rachunkowych.
- Dochodzić lub bronić roszczeń – jeśli zajdzie taka potrzeba, przetwarzamy dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych może być w szczególności: zgoda użytkownika, konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny ciążący na administratorze lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działalności eventowej i jej rozwijaniu.
3. Udostępnianie i przekazywanie danych
Dane osobowe użytkowników mogą być udostępniane wyłącznie w sposób zgodny z prawem i w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w niniejszej polityce. Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.
Dane mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:
- Partnerzy i podwykonawcy – podmioty współpracujące przy organizacji wydarzeń (np. obsługa techniczna, lokal, dostawcy cateringu, animatorzy, prowadzący, dostawcy gier offline), w zakresie niezbędnym do przygotowania i realizacji wydarzenia zgodnie z ustaleniami z klientem.
- Dostawcy usług IT – firmy świadczące usługi hostingowe, serwisowe, mailingowe, analityczne lub inne usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania serwisu stagecraftagency.com i obsługi komunikacji z użytkownikami.
- Podmioty świadczące usługi księgowe i prawne – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków rozliczeniowych, księgowych i prawnych związanych z naszą działalnością.
- Organy publiczne – wyłącznie w przypadku, gdy taki obowiązek wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń.
Każdorazowo dbamy o to, aby podmioty przetwarzające dane osobowe w naszym imieniu gwarantowały odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności informacji. W stosownych przypadkach zawieramy z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodne z wymogami RODO.
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli w wyjątkowych sytuacjach dojdzie do takiego przekazania, będzie się ono odbywać wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Bezpieczeństwo danych użytkownika
W trosce o poufność, integralność i dostępność danych osobowych w StageCraft Agency wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu ochronę powierzonych nam informacji przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
Stosowane środki obejmują w szczególności:
- stosowanie bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS) podczas korzystania z serwisu stagecraftagency.com;
- ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych;
- wykorzystywanie mechanizmów uwierzytelniania i kontroli dostępu do systemów, w których dane są przetwarzane;
- regularne aktualizowanie wykorzystywanego oprogramowania i stosowanie zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem;
- stosowanie zasad minimalizacji danych i ograniczania czasu ich przechowywania do okresu niezbędnego do realizacji celów przetwarzania;
- wdrożenie procedur postępowania na wypadek naruszenia ochrony danych osobowych, umożliwiających szybką reakcję i, jeśli to konieczne, zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu oraz osobom, których dane dotyczą.
Pomimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń należy pamiętać, że żadna forma przekazywania danych w Internecie nie gwarantuje stuprocentowego bezpieczeństwa. Dokładamy jednak wszelkich starań, aby ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych było jak najniższe.
5. Prawa użytkowników
Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane przez StageCraft Agency, przysługują prawa wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności z RODO.
W zależności od podstawy przetwarzania i konkretnej sytuacji użytkownik ma prawo do:
- dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i w jaki sposób przetwarzamy jego dane, a także otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
- sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
- usunięcia danych – żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), jeżeli nie ma już podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
- ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania zastrzeżeń co do poprawności lub podstaw przetwarzania;
- przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
- sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celach marketingu bezpośredniego;
- wycofania zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli użytkownik uzna, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych.
Realizacja powyższych praw odbywa się poprzez kontakt z nami zgodnie z danymi wskazanymi w sekcji „Kontakt i zgłaszanie zastrzeżeń”. Na złożone wnioski odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie przewidzianym przez obowiązujące przepisy prawa.
7. Przechowywanie danych osobowych
Dane osobowe zbierane za pośrednictwem serwisu stagecraftagency.com przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany przepisami prawa.
Okresy przechowywania danych są uzależnione od rodzaju relacji z użytkownikiem i obejmują w szczególności:
- dane dotyczące zapytań i komunikacji – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji i maksymalnie przez okres pozwalający na dochodzenie lub obronę roszczeń związanych z daną sprawą;
- dane związane z rezerwacjami i realizacją wydarzeń – przez okres trwania umowy oraz przez czas wymagany przepisami prawa (w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
- dane wykorzystywane do celów marketingowych – do czasu wycofania przez użytkownika zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
- dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z serwisu – przez okres niezbędny do celów analitycznych, statystycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkownika.
8. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania niniejszej polityki prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w obowiązujących przepisach prawa, dostosowania do zmian w zakresie naszych usług, sposobu działania serwisu stagecraftagency.com lub stosowanych technologii.
O wszelkich istotnych zmianach w polityce prywatności będziemy informować użytkowników w sposób widoczny i zrozumiały – na przykład poprzez opublikowanie nowej treści dokumentu na stronie, zaktualizowanie daty jego obowiązywania, a w uzasadnionych przypadkach również poprzez komunikaty w serwisie lub e‑mailowo.
Zmieniona polityka prywatności będzie obowiązywać od dnia jej opublikowania na stronie, chyba że wyraźnie wskazano inny termin wejścia zmian w życie.
9. Kontakt i zgłaszanie zastrzeżeń
Wszelkie pytania, wnioski oraz zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych w StageCraft Agency, a także żądania związane z realizacją praw użytkownika, można kierować do nas z wykorzystaniem danych kontaktowych dostępnych w serwisie.
Preferowaną formą kontaktu w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest formularz dostępny na stronie Kontakt. Zgłoszenia można również kierować przy wykorzystaniu danych wskazanych w materiałach informacyjnych StageCraft Agency.
W przypadku wątpliwości co do zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa, użytkownik ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych w Polsce.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach, sposobach personalizacji wydarzeń lub dostępnych terminach, przejdź do strony rezerwacyjnej lub napisz do nas bezpośrednio.